Adatvédelmi szabályzat

Adatvédelmi szabályzat

a Hallgatói Motorfejlesztő Közhasznú Egyesület és a SZEngine csapat tagságára vonatkozó adatok kezeléséről 

  1. Bevezetés

A Hallgatói Motorfejlesztó Közhasznú Egyesület (továbbiakban: egyesület) célja, hogy a tagjaira illetve a SZEngine csapat tagjaira (továbbiakban együtt: tagok) vonatkozó személyes adatok védelme érdekében megtegyen minden olyan szükséges intézkedést, amellyel biztosítható az általa kezelt személyes adatok védelmének megfelelő szintje.
Jelen szabályzat célja, hogy ismertesse a tagokkal az adatkezeléssel kapcsolatos lényeges körülményeket és az érintettek jogait.

  1. Fogalmak:

Jelen szabályzat alkalmazása során

  • érintett: minden olyan tag, akinek személyes adatait az egyesület kezeli

  • személyes adat: az érintettel kapcsolatba hozható adat – különösen az érintett neve, Neptun kódja, e-mail címe, telefonszáma… -, valamint az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés;

  • hozzájárulás: az érintett akaratának önkéntes és határozott kinyilvánítása, amely megfelelő tájékoztatáson alapul, és amellyel félreérthetetlen beleegyezését adja a rá vonatkozó személyes adat- teljes körű vagy egyes műveletekre kiterjedő – kezeléséhez;

  • tiltakozás: az érintett nyilatkozata, amellyel személyes adatának kezelését kifogásolja, és az adatkezelés megszüntetését, illetve a kezelt adat törlését kéri;

  • adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely önállóan vagy másokkal együtt az adat kezelésének célját meghatározza, az adatkezelésre (beleértve a felhasznált eszközt) vonatkozó döntéseket meghozza és végrehajtja, vagy az adatfeldolgozóval végrehajttatja;

  • adatkezelés: az alkalmazott eljárástól függetlenül az adaton végzett bármely művelet vagy a műveletek összessége, így különösen gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása, megváltoztatása, felhasználása, lekérdezése, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, összehangolása vagy összekapcsolása, zárolása, törlése és megsemmisítése, valamint az adat további felhasználásának megakadályozása;

  • adattovábbítás: az adat meghatározott harmadik személy számára történő hozzáférhetővé tétele;

  • adattörlés: az adat felismerhetetlenné tétele oly módon, hogy a helyreállítása többé nem lehetséges;

  • adatzárolás: az adat azonosító jelzéssel ellátása további kezelésének végleges vagy meghatározott időre történő korlátozása céljából;

  • adatfeldolgozás: az adatkezelési műveletekhez kapcsolódó technikai feladatok elvégzése, függetlenül a műveletek végrehajtásához alkalmazott módszertől és eszköztől, valamint az alkalmazás helyétől, feltéve, hogy a technikai feladatot az adaton végzik;

  • adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely szerződés alapján – beleértve a jogszabály rendelkezése alapján kötött szerződést is – adatok feldolgozását végzi;

  • Infotv.: az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény

 

  1. Adatkezelő

Adatkezelő megnevezése: Hallgatói Motorfejlesztő Közhasznú Egyesület

Adatkezelő nyilvántartási száma: 08-02-0062237

Adatkezelő székhelye: 9026, Győr Egyetem tér 1.

Adatkezelő képviselője: az Egyesület mindenkori elnöke

 

  1. Az adatkezelés elvei

Személyes adat kezelésére csak a tagok hozzájárulása, vagy törvényi felhatalmazás alapján kerülhet sor. A tagok hozzájárulását minden esetben az adatkezeléssel kapcsolatos lényeges körülményekre kiterjedő tájékoztatás előzi meg. A tagok a hozzájárulásukat kényszertől mentesen, önkéntesen adhatják meg.

Az adatok kezelésére csak előre meghatározott, a tagokkal előre közölt, tisztességes célból kerül sor. Az adatkezelés célhoz kötöttsége az adatkezelés egész folyamatában és az adatok esetleges továbbítása esetén is érvényesül. Az adatkezelés az egyesület Alapszabályában rögzített célok hatékony teljesítése miatt szükséges.

Az adatokat az egyesület felhasználhatja statisztikai célokra, továbbá az egyesületi és a SZEngine csapat tagjai közötti kapcsolattartás megkönnyítésére. A hozzájárulásban szereplő adatokkal kapcsolatban az adatkezelő harmadik személyek (pl. szponzorok) részére adattovábbítást végezhet, illetve az adatokat felhasználja különböző pályázatok elnyerése valamint versenyekre való nevezés céljából.

Az egyesület nem kezel olyan adatot, amely az adatkezelés céljának eléréséhez szükségtelen. Ezen kívül minden olyan esetben törekszik az adatkezelés minimalizálására, amennyiben ezt az informatikai rendszerek és az adatkezelés céljának eléréséhez fűződő érdek engedi.

Az egyesület folyamatosan gondoskodik az adatok naprakészen tartásáról, amennyiben a munkafolyamatok során kiderül, hogy egy adat elavult, kezdeményezi a módosítását az informatikai és egyéb rendszerekben.

Az egyesület törli a személyes adatot minden olyan esetben, amikor az adatkezelés célja megszűnt és törvényi kötelezettség nem áll fenn az adat további tárolásával, kezelésével kapcsolatban.

Az egyesület biztosítja, hogy a tagok mindenre kiterjedő tájékoztatást kapjanak a róluk kezelt személyes adatokról, valamint az adatkezelés körülményeiről.

Az adatkezelési műveleteket az egyesület úgy tervezi meg és hajtja végre, hogy a tagok magánszférájának védelme megfelelő módon biztosított legyen. A technika mindenkori fejlettségére tekintettel – megteszi azokat a technikai és szervezési intézkedéseket és kialakítja azokat az eljárási szabályokat, amelyek az adatbiztonság érvényre juttatásához szükségesek. Az adatokat védi különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés, továbbá az alkalmazott technika megváltozásából fakadó hozzáférhetetlenné válás ellen.

  1. Az adatkezelés jogalapja

Az egyesület a tagok személyes adatait az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Info.tv.) 5. § (1) bekezdés a) pontja szerint a tagok önkéntes, tájékoztatáson alapuló hozzájárulása alapján kezeli.

 6. Adatok kezelésének módja

Az adatokat az egyesület adatkezelője veszi fel jelen szabályzat rendelkezéseivel összhangban. Az adatok felvételére internetes felületen kerül sor.

Az egyesület az adat felvétele előtt minden esetben közli az érintettel az adatkezelés célját, valamint az adatkezelés jogalapját.

Az egyesület figyelembe veszi, hogy a kezelt adatok arányban álljanak a célok elérésével, valamint azt, hogy a tagok személyes adatok védelméhez fűződő jogai a legkisebb mértékben sérüljenek.

Az egyesület közreműködik az adatkezeléssel kapcsolatos tájékoztatás megadása és a tagok jogainak érvényesítése érdekében.

 

7. A tagok jogai az adatkezeléssel kapcsolatban

A tag a jelen tájékoztatóban szereplő jogait az egyesület elnökéhez intézett írásbeli kérelmében gyakorolhatja.

 

 

  1. Tájékoztatáshoz való jog

A tag bármikor jogosult tájékoztatást kérni az egyesület által kezelt, rá vonatkozó személyes adatokról, valamint kérheti személyes adatainak helyesbítését, illetve – a jogszabályban elrendelt adatkezelések kivételével – törlését.

Az egyesület a tag kérésére tájékoztatást ad a rá vonatkozó, általa kezelt adatokról, az általa vagy rendelkezése szerint megbízott adatfeldolgozó által feldolgozott adatairól. Az adatok forrásáról, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról, továbbá az adatfeldolgozó nevéről, címéről és az adatkezeléssel összefüggő tevékenységéről, az adatvédelmi incidens körülményeiről, hatásairól és az elhárítására megtett intézkedésekről, továbbá – a tag személyes adatainak továbbítása esetén – az adattovábbítás jogalapjáról és címzettjéről. Az egyesület a kérelem benyújtásától számított 30 napon belül írásban adja meg a kért tájékoztatást.

A tag bármely, az adatkezeléssel kapcsolatos kérdéssel, illetve észrevétellel az egyesület elnökéhez fordulhat.

 

b) A tag kérheti adatainak törlését, helyesbítését

A tag bármikor jogosult a helytelenül rögzített adatainak helyesbítését vagy azok törlését kérni. Az egyesület a kérelem beérkezésétől számított 5 munkanapon belül törli az adatokat, ez esetben azok nem lesznek újra helyreállíthatók. A törlés nem vonatkozik a jogszabály (pl. számviteli szabályozás) alapján szükséges adatkezelésekre, azokat az egyesület a szükséges időtartamig megőrzi.

A helyesbítésről és a törlésről a tagot, továbbá mindazokat értesíteni kell, akiknek korábban az adatot adatkezelés céljára továbbították. Az értesítés mellőzhető, ha ez az adatkezelés céljára való tekintettel a tag jogos érdekét nem sérti.

Ha az egyesület a tag helyesbítés vagy törlés iránti kérelmét nem teljesíti, a kérelem kézhezvételét követő 30 napon belül írásban közli a helyesbítés vagy törlés iránti kérelem elutasításának ténybeli és jogi indokait.

 

c) A tag tiltakozhat személyes adatainak kezelése ellen

A tag tiltakozhat személyes adatának kezelése ellen. Az egyesület elnöke a tiltakozást a kérelem benyújtásától számított legrövidebb időn belül, de legfeljebb 15 nap alatt megvizsgálja, annak megalapozottsága kérdésében döntést hoz, és döntéséről a kérelmezőt írásban tájékoztatja.

 

 

 

d) Jogorvoslathoz való jog

A tag az Info.tv., valamint a Polgári Törvénykönyv (2013. évi V. törvény) alapján

  • Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/c.; www.naih.hu) fordulhat vagy

  • az illetékes bíróság előtt érvényesítheti jogait.

8. Adatbiztonság

Az egyesület kötelezi magát arra, hogy gondoskodik az adatok biztonságáról, megteszi továbbá azokat a technikai intézkedéseket, amelyek biztosítják, hogy a felvett, tárolt, illetve kezelt adatok védettek legyenek, illetőleg mindent megtesz annak érdekében, hogy megakadályozza azok megsemmisülését, jogosulatlan felhasználását és jogosulatlan megváltoztatását.

9. A szabályzat módosítása

Az egyesület fenntartja a jogot, hogy jelen szabályzatot az alábbiak szerint módosíthassa:

  • Az adatkezelések lényeges tartalmi elemeit nem érintően a tag előzetes értesítése mellett egyoldalú módosítással.

  • Amennyiben a szabályzat meglévő tartalmi elemeinek lényeges módosítására van szükség, az egyesület értesíti a tagokat és a módosítást követően az adatok kezelését csak a tag hozzájárulásával folytatja, vagy kezdi meg.

  • Jelen adatkezelési szabályzat időbeli hatálya 2019. október 8-tól visszavonásig tart.

Készült: Győr, 2019. október 8.